Digitalizace, která nám šetří čas pro rodiny

Díky podpoře Nadačního fondu Českého rozhlasu ze sbírky Světluška se nám podařilo posunout naši organizaci o velký krok vpřed v oblasti digitalizace. Projekt nám umožnil zjednodušit administrativu, sjednotit práci celého týmu a uvolnit tak více času na to, co je nejdůležitější – konzultace a podporu pro naše klienty.

Co jsme si dali za cíl

Naším hlavním záměrem bylo:

• zrychlit administrativu a snížit zátěž poradkyň,

• sjednotit správu dat do prostředí Microsoft 365 a zlepšit bezpečnost IT,

• zkvalitnit reporting a statistiky úpravou klientské databáze,

• posílit digitální dovednosti celého týmu,

• využít moderní nástroje (včetně umělé inteligence ChatGPT) pro úsporu času,

• zefektivnit komunikaci s rodinami, dárci a partnery.

Co se podařilo

Během projektu jsme obnovili technické vybavení, sjednotili správu dat do jednoho prostředí a zavedli bezpečnější IT správu. Upravili jsme databázi pro přesnější statistiky a celý tým prošel školením v digitálních nástrojích. Díky tomu dnes pracujeme rychleji, efektivněji a máme více času věnovat se rodinám.

Jak to pomáhá v praxi

Poradkyně Marie dříve trávila velkou část dne vyplňováním tabulek a dohledáváním dokumentů v různých nástrojích. Dnes si vše jednoduše otevře v Microsoft 365 a díky školení zvládne úkoly během pár minut. „Největší úlevou pro mě je nehledat tabulky v různých prostředích. Takhle mohu na pár kliků dohledat informace o rodině, za kterou jedu nebo zapsat ujeté kilometry. Velkým pomocníkem je také ChatGPT. Když připravuji podklady pro rodiče, dohledám si je v ověřených zdrojích, nechám sepsat a pak je jen doladím. Mám tak víc času na samotná setkání s rodinami,“ říká Marie.

Díky, že nám pomáháte

Podpora Nadačního fondu Českého rozhlasu ze sbírky Světluška nám umožnila udělat zásadní krok v digitalizaci organizace a díky tomu můžeme být ještě efektivnější v pomoci rodinám dětí se zrakovým postižením.